Появление в фирме кулера или кофемашины зачастую несет с собой не только приятные моменты, но и некоторое количество хлопот. Как правильно поставить такой прибор на баланс? Какие налоги придется за него платить? Вот лишь неполный список вопросов, которые встают перед руководителем. Попробуем разобраться с ними вместе.

Все чаще в офисах компаний можно увидеть автоматы для приготовления кофе и кулеры. Их появление обусловлены похвальной заботой о комфорте сотрудников. Подобную заботу со стороны начальства можно только приветствовать. Однако недовольные всегда находятся. Речь идет в первую очередь о главном бухгалтере, на чьи плечи сваливается решение трудной дилеммы: как добиться того, чтобы и финансовые инспекторы не придрались, и родное руководство осталось довольно.

Постановка на баланс

При ведении бухгалтерского учета кофемашины следует отражать на счете 01, т.е. в составе основных средств (по аналогии с холодильником,  кондиционерами, пожарной сигнализацией и т. п.). С кулером дела обстоят сложнее: в том случае, когда срок полезного использования данного устройства составляет более одного года, то он является основным средством, если нет, то материалом (счет 10). Данный показатель можно узнать из технической документации кулера. По тому же принципу следует действовать и в случае с налоговым учетом.

Что касается расходов, связанных с заправкой данных аппаратов, то их учиет нужно производит на субсчете 91-2 («Прочие расходы») как операционные расходы. Чтобы понять, как отражаются эти затраты, рассмотрим следующий пример:

В мае Заказчик  подписал с Исполнителем договор, предусматривающий на аренду и установку кулера, а также регулярную доставку бутилированной воды. Расходы, связанные с арендой и установкой аппарата за один месяц составили 2124 руб., включая НДС в размере 324 руб. Цена 2 заказанных бутылей воды составила 472 руб., включая НДС в размере 72 руб.

В том же месяце Исполнителем были представлены документы, связанные с арендой и установкой кулера, а также счет-фактуру и накладную на доставку бутилированной воды.

Бухгалтер Заказчика  совершил следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

– 2596 руб. (2124 + 472) – оплата расходов по аренде и установке кулера за май, а расходов, связанных с доставкой питьевой воды;

Дебет 91-2 Кредит 60

– 2200 руб. ((2124 – 324) + (472 – 72)) – списание расходов, связанных с арендой и установкой кулера, а также стоимости воды;

Дебет 19 Кредит 60

– 396 руб. (324 + 72) – учет НДС;

Дебет 68 Кредит 19

– 396 руб. – списание НДС.